RMA / Return Merchandise Authorization
Return Merchandise Authorization disingkat RMA, sistem ini akan terjadi jika ada kejadian khusus terhadap barang yg di beli Pelanggan sehingga dilakukan proses pengembalian barang ke Penjual.
Kalau ada kalimat barang dikembalikan ke Penjual, biasa-nya orang langsung berpikir.. Retur
Enggak salah dgn pemikiran tersebut, tetapi Penjual umum-nya akan menghindari Retur, dan tidak heran akan muncul banyak persyaratan sehalus mungkin, antara lain batasan waktu yg pendek (max 3 hari), packing harus mulus, nota tidak boleh hilang, hanya ganti barang sejenis dan bahkan ada yg mensyaratkan hari, jam dan tempat khusus. Sebab objective retur bagi Penjual adalah barang tersebut bisa di jual kembali dalam kondisi baru.
Jika bukan retur, maka Pelanggan akan di arahkan ke sistem satu pintu yaitu RMA. Jadi barang yang masuk RMA bukan melulu barang tsb rusak, barang tidak rusak pun bisa diterima, apalagi dgn ada-nya media sosial yg dikuatirkan bisa merusak nama gara-2 gesekan dengan Pelanggan karena satu barang tidak sesuai.
RMA biasa-nya menawarkan 4 solusi yaitu:
- Refund
- Replace Sejenis
- Replace Beda Jenis
- Repair
Mana yang sering di tawarkan ? tergantung bisnis Penjual, kalau Pelanggan nya adalah Toko/Distributor sdh pasti Replace/Repair diutamakan. Kalau Penjual menawarkan opsi Repair biasa-nya barang tsb bukan Main Product nya (gak punya stok).
Tetapi kalau Pelanggan adalah End-User, sdh pasti Repair lah, selain itu baru Replace. Untuk Refund biasa-nya opsi terakhir itupun setelah melewati tahap-2 gesekan dulu dgn Pelanggan 
Flow RMA sendiri secara formal ada banyak tahapan antara lain, baca dulu panduan dan peraturan, ini tahap penyaring awal spy Pelanggan batal 
. Jika lanjut, maka isi form dulu, baru mendapatkan nomer otorisasi untuk di tempel di produk yg akan di kirimkan ke Penjual, setelah melewati beberapa tahap pemeriksaan lagi yg bs menyebabkan dibatalkan. Jika lolos, baru ada penawaran No.1-4 diatas dgn skala prioritas tergantung hasil pemeriksaan nya.
Bertele-tele ? .. jelas tidak bagi perusahaan besar dan biasa-nya rasa berat Pelanggan untuk memenuhi tahapan tsb akan di imbangi layanan lebih, apalagi jika terbukti penyebab permasalahan bukan dari Pelanggan atau malah merugikan Pelanggan.
Selain itu perusahaan juga punya data lebih detil dan banyak thd kejadian thd barang tsb mulai tingkat kerusakan, jenis kerusakan, dll yg bisa dipakai sbg bahan analisa yg lebih akurat.
Jadi sistem RMA ini baik/buruk-nya lebih dinilai dari sisi jasa / layanan, bukan di produk-nya.
Sekarang bagaimana dengan Dunia Bledec ? apakah selevel distributor biasa dgn jumlah karyawan terbatas bisa memanfaatkan sistem RMA ini dalam bisnis-nya ? ... yang jelas tanpa tahu apa itu RMA, pasti tiap perusahaan melakukan pencatatan untuk memanage barang-2 yg di kembalikan (bukan Retur). Setidak-nya lewat Excel.
Dalam Dunia Bledec sama seperti perusahaan besar, takut kehilangan Pelanggan sehingga sama-2 menjaga-nya dgn memberikan layanan yang baik, yang membedakan perusahaan besar lebih memblok barang yg diterima-nya dibandingkan Dunia Bledec, seringkali melakukan proses Replacement. Sehingga stok barang defect bisa menumpuk, tentu-nya sangat merugikan sebab aliran nilai uang barang tsb jadi terhenti sesaat jika tidak segera dilakukan proses perbaikan / retur ke Vendor.
Selain itu tidak banyak pula aplikasi-2 distribusi menawarkan fitur Sistem RMA ini, akibat-nya wajar muncul pencatatan manual ini, karena kebutuhan. Dan tentu-nya banyak kelemahan-nya, antara lain:
- Tidak terintegrasi stok-nya dgn aplikasi yg ada, sehingga proses Replace sering menjadi kendala ketidak cocokan stok
- Tidak ada standarisasi, sehingga apa yang di catat ini bisa berbeda dgn aplikasi yg ada, contoh: tipe, warna tidak di catat sehingga proses pencarian barang menjadi susah
- Tidak ada tahapan / workflow, sbb RMA erat dengan tahapan sbb barang bisa berpindah tempat ke Service Center / Vendor, ini menyebabkan pemantauan ikut rumit.
- Sharing data lebih susah, sehingga pihak lain spt Boss jarang yang bisa ikut memantau
- Pencatatan jelek biasa-nya diikuti dengan penempatan barang yang jelek pula.
Lantas bagaimana solusi dari Bledec Software ?
Jelas kami telah menyediakan fitur RMA ini include di dalam-nya, dan sudah di rancang padat sedemikian rupa supaya cocok dipakai di dalam Dunia Bledec, Nyaman dan Cepat.
Nantikan Artikel berikut-nya bagaimana Bledec Software memberikan solusi-nya.
--
Hanny